COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEM (CMS)

 

Compliance ist die Einhaltung von gesetzlichen Regelungen, ethischen Grundsätzen, internen Richtlinien, Dienstanweisungen, Verhaltensregeln und sonstigen organisatiorischen Vorgaben und Maßnahmen an der mdw.

An der mdw ist das Compliance Management System nach dem Prüfungsstandard IDW PS 980 aufgebaut. Das Compliance Management System besteht aus 7 Prinzipien:

 

Compliance Kultur     

Compliance Kultur wird durch die Grundeinstellung und Verhaltensweise des Rektorats und der Leitungsorgane geprägt. Für eine starke Compliance Kultur ist eine klare Kommunikation und Bekenntnis zur Compliance von den Leitungsorganen wesentlich (,,tone-from-the-top").

Jede Führungskraft hat Vorbildfunktion und ist für die Schaffung eines Umfelds, das zu regelkonformen Verhalten anregt, verantwortlich.

 

Compliance Ziele

Die mdw verfolgt folgende Compliance Ziele:

 

• Schaffung eines verlässlichen Orientierungsrahmen für die an der mdw beschäftigten Personen
• Verhinderung bzw. Verminderung von Compliance Risiken, Strafen, Schadenersatzzahlungen sowie Haftungsprävention
• Vermeidung von Straftaten und Fehlverhalten
• Korruptionsprävention
• Reputationswahrung
• Förderung einer Ethik- und Integritätskultur
• Sicherstellung von transparenten Prozessen an der mdw

 

Compliance Organisation

Compliance ist Gesamtaufgabe aller an der mdw beschäftigten Personen.  Das Rektorat ist zuständig für die Einrichtung und Art der Ausgestaltung des Compliance Management Systems. Weiters ist die Compliance Managerin ist für den Aufbau und Weiterentwicklung eines Compliance Management Systems verantwortlich.

 

Compliance Risiken

• Risikoidentifikation
• Risikobewertung
• Risikoberichterstattung
• Risikosteuerung

 

Typische Compliance Risikofelder sind:

• Antikorruption
• Interessenkonflikte, Nebenbeschäftigungen
• Spenden & Sponsoring
• Risiken, die aufgrund von Fehlverhalten entstehen

 

Die restlichen Risiken an der mdw werden durch die Organisationseinheit Risikomanagement überwacht.

 

Compliance Programm

Auf Basis der identifizierten Risiken wird das Compliance Programm erstellt. Das Compliance Programm umfasst präventive, aufdeckende und reaktive Maßnahmen.

Präventive Maßnahmen: Präventiv eingerichtete Kontrollmaßnahmen innerhalb einer OE, Schulungen zur Vermeidung von Fehlverhalten, laufende Anpassung und Erweiterung von Richtlinien

Aufdeckende Maßnahmen: Nachgelagerte Überprüfungen zur Sicherstellung der Wirksamkeit von Compliance

Reaktionen auf Verstöße: Nachschulungen und Sanktionen

 

Compliance Kommunikation

Compliance Verstoß liegt vor, wenn die geltenden internen und externen Vorschriften nicht eingehalten werden. Compliance Verstöße werden durch folgende Fälle begünstigt:

 

• Mangel an Kontrolle, an Kommunikation, an Information, an vorbildlichem Verhalten der Vorgesetzen

• Unklare Strukturen im Aufbau der Universität und in der Ablauforganisation

• Unvollständige und nicht vorhandene oder unverständliche Dienstanweisungen/Richtlinien

• Einen Mangel an Dokumentation des Entscheidungsprozesses und des Ergebnisses

• Fehlende Funktionstrennung

• Unzureichende oder fehlende Schulungen und Unterweisungen

Meldepflichten bei Compliance Verstößen

•  inhaltlich nicht zu dem Aufgabenbereich des_der direkten Vorgesetzten gehört,
•  nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums von dem_der direkten Vorgesetzten behandelt wurde oder
•  der_die Vorgesetze direkt betroffen ist.

Link zum Whistleblowing Kanal

 

Compliance Überwachung und Verbesserung

Um die Angemessenheit und Wirksamkeit des Compliance Management Systems (CMS) zu gewährleisten, ist eine kontinuierliche Überprüfung und Verbesserung wesentlich. In den Compliance Prozessen wird der PDCA (Plan-Do-Check-Act) Ansatz verwendet.

 

(Quelle: Richtlinie für das Compliance Management mdw)