INTERNES KONTROLLSYSTEM (IKS)

 

Das interne Kontrollsystem ist die Gesamtheit aller prozessabhängigen Kontroll- und Überwachungsmaßnahmen. Der Zweck des IKS ist es, prozessbezogene Risiken durch entsprechende Kontrollmaßnahmen zu vermindern/verhindern. (Quelle: Institut für Interne Revision Österreich, 2004)

 

IKS Ziele:

 

Sicherzustellende Ziele sind:

  • Sicherung der Vermögenswerte vor Verlust, Missbrauch und Schaden
  • Erreichung der Universitätsziele
  • Sicherstellung ordnungsgemäßer, ethischer, wirtschaftlicher, effizienter und wirksamer Prozesse
  • Zuverlässigkeit von betrieblichen Informationen, insbes. finanzrelevante Prozesse
  • Einhaltung der Gesetze und Vorschriften sowie Erfüllung der Rechenschaftspflicht

 

IKS Prinzipien:

 

  • Transparenzprinzip: Grundsatz der Nachvollziehbarkeit; klare, detaillierte und transparente Regelung der Arbeitsabläufe in schriftlicher Form; Unterlagen und Abläufe sind nachvollziehbar zu dokumentieren.

 

  • Kontrollautomatik und Vier-Augen-Prinzip: Systemischer Einbau von Kontrollen im Arbeitsablauf, z. B. IT-gestützt oder durch Implementierung des 4-Augen-Prinzips.

 

  • Funktionstrennung: Keine Alleinverantwortung für den gesamten Prozess; konsequente Trennung von entscheidender, prozessausführender und kontrollierender Funktion.

 

  • Prinzip der „Mindestinformation“: Aufgaben- und verantwortungsadäquate Informationsbereitstellung; Bereitstellung jeder Information an Management und Mitarbeiter_innen, die zur Erfüllung der Aufgaben notwendig ist.

 

  • Prinzip der „Minimalen Rechte“: Aufgaben- und verantwortungsadäquate Zugangs- und Zugriffsberechtigungen; Einräumung nur jener Berechtigungen zu sensiblen Daten, die zur Erfüllung der Aufgaben unbedingt erforderlich sind.

 

  • IKS als rollierender Prozess: Regelmäßige und systematische Überprüfung des IKS auf seine Funktionsfähigkeit, Wirksamkeit und Aktualität.

 

  • Gebot der Kosten-Nutzen-Abwägung: Der mit Kontrollen verbundene Aufwand/Ressourceneinsatz muss in angemessenem Verhältnis zum zu vermeidenden Risiko (Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit) stehen.

 

(Quelle: Richtlinie des Rektorats für Internes Kontrollsystem (IKS) an der mdw)