Benützungsordnung
Vor dem Beginn der Forschungsarbeit müssen ein Benützungsansuchen und eine rechtsverbindliche Erklärung ausgefüllt bzw. unterschrieben werden. Mit der Unterzeichnung wird die Benützungsordnung des Archivs akzeptiert.
Benützungsordnung des Archivs der mdw – Universität für Musik und darstellende Kunst Wien
Allgemeine Bestimmungen
1. Die Benützung der Bestände des Universitätsarchivs ist ohne Voranmeldung zu den jeweils geltenden Benützerzeiten bzw. nach Vereinbarung zu anderen Zeiten möglich.
2. Jedermann ist berechtigt, freigegebenes Archivgut zu amtlichen, wissenschaftlichen oder zu publizistischen Zwecken sowie zur Wahrnehmung berechtigter persönlicher Belange zu nutzen. Die Nutzung kann durch die Archivleitung eingeschränkt oder versagt werden, falls das Archivgut gefährdet wird, die Vertrauenswürdigkeit oder fachliche Qualifikation einer Person nicht ausreichend gegeben ist, ein unvertretbarer Verwaltungsaufwand verursacht wird, der Benutzungszweck durch die Einsichtnahme in Druckwerke oder Reproduktionen erreicht werden kann oder wenn das Archivgut wegen anderweitiger Nutzung nicht verfügbar ist. Dagegen kann bei der Rektorin/dem Rektor Beschwerde erhoben werden.
3. Jeder Benützer hat vor Beginn der Arbeiten pro Kalenderjahr und für jedes Arbeitsthema ein Benützungsansuchen vollständig auszufüllen und die daran angeschlossene rechtsverbindliche Erklärung eigenhändig zu unterfertigen. Auf Wunsch werden dem Benützer Kopien der Benützungsordnung bzw. der rechtsverbindlichen Erklärung ausgehändigt.
4. Jeder Benützer ist verpflichtet, den nachstehenden Benützungsbestimmungen und den Weisungen des Archivpersonals nachzukommen. Die Nichteinhaltung oder Nichterfüllung dieser Bedingungen hat den Entzug der Benützungsbewilligung zur Folge.
5. Jeder Benützer ist verpflichtet, bei inhaltlicher Bezugnahme oder wörtlicher Zitierung, die sich auf Bestände des Universitätsarchivs beziehen, die Herkunft samt Bestandsbezeichnung, Archivsignatur, bzw. Geschäftszahl nach Angaben der Archivleitung genau und vollständig anzugeben.
6. Für Inhalt und Form der auf Beständen des Universitätsarchivs beruhenden Veröffentlichungen übernimmt die Archivleitung keinerlei Verantwortung.
7. Taschen, Mäntel etc. müssen vor Beginn der Arbeit außerhalb des zur Benützung vorgesehenen Raumes verwahrt werden. Die Aufbewahrung von Geld und Wertsachen in der Garderobe ist nicht gestattet. Für in der Garderobe abgelegte Gegenstände wird keine Haftung übernommen.
8. In sämtlichen öffentlich zugänglichen Räumen des Universitätsarchiv besteht Ess- und Trinkverbot sowie strengstes Rauchverbot.
9. Der Abschluss der Archivarbeit sowie Arbeitspausen von mehr als vier Wochen sind dem Archivpersonal bekanntzugeben.
Vorgangsweise und Sorgfaltspflichten
10. Die Einsichtnahme in die vorgelegten Archivalien erfolgt in dem dafür vorgesehenen Raum des Universitätsarchivs. Die Verwendung technischer Hilfsmittel (Computer, Scanner, Fotoapparate, Diktaphone und dgl.) bedarf der Genehmigung durch das Archivpersonal.
11. Die Bestände des Universitätsarchivs sind sorgfältig zu behandeln und vor jeder Beschädigung zu bewahren. Insbesondere ist streng darauf zu achten, dass sie in ihrer Reihung und Anordnung nicht verändert und nicht mit anderen Beständen vermischt werden. Für Schäden an Beständen des Universitätsarchivs sowie deren Verlust ist im Umfang der gesetzlichen Bestimmungen Ersatz zu leisten.
Schutzfristen, gesetzliche Rahmenbedingungen
12. Die Freigabe der Archivalien zur Einsichtnahme erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen Schutzfrist von 30 Jahren. Das Datum der letzten Bearbeitung markiert den Beginn dieser Schutzfrist. Personenbezogene Akten (z.B. Personalakten, Sitzungsprotokolle, Disziplinarakten etc.) werden mit schriftlichem Einverständnis der Betroffenen oder 50 Jahre nach dem letzten Bearbeitungvorgang vorgelegt. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten in Werken ist hingegen ohne Einverständnis der Betroffenen erst zehn Jahre nach dem Tode des Betroffenen bzw. dem Untergang der juristischen Person zulässig. Ist das Todesjahr unbekannt, endet diese Schutzfrist 110 Jahre nach der Geburt des Betroffenen.
13. Eine Reduzierung der Schutzfrist kann nur in besonderen Fällen im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten (Bundesarchivgesetz BGBl. 162/1999, § 8 Abs. 4,5) und nach Überprüfung durch die Archivleitung erteilt werden.
14. Die Bestimmungen des Österreichischen Urheberrechtsgesetzes, BGBl. 111/1936 i.d.g.F., betreffend die Werknutzung von Plänen, Entwürfen, Lichtbildern und Briefen sowie den Bildnisschutz, sind in der jeweils gültigen Fassung einzuhalten. Sinngemäß sind alle Persönlichkeitsrechte, insbesondere öffentlicher Funktionäre, zu wahren. Ebenso sind die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes 2000, BGBl. 165/1999, über den Schutz personenbezogener Daten und andere gleichzuhaltende gesetzliche Bestimmungen in den jeweils geltenden Fassungen vollinhaltlich zu beachten.
Herstellung von Kopien und Reproduktionen, Entgelte, Belegexemplare
15. Die Anfertigung von Kopien aus Archivalien ist nur innerhalb des Universitätsarchivs und gegen Kostenersatz nach der jeweils gültigen, im Universitätsarchiv aufliegenden Kostenersatztabelle möglich und bedarf der Genehmigung durch das Archivpersonal. Die Anfertigung von Kopien kann aus restauratorischen Gründen untersagt werden. Für die Herstellung von Reproduktionen und Lichtbildaufnahmen ist Kostenersatz zu leisten, Negative und Großdias verbleiben im Universitätsarchiv.
16. Jeder Benützer ist verpflichtet, die Ergebnisse seiner Forschung, falls sie in Buchform, in Zeitschriften oder Tageszeitungen ganz oder teilweise zur Veröffentlichung gelangen, unaufgefordert dem Universitätsarchiv als Freiexemplar zu überlassen. Dies gilt auch für ungedruckte Dissertationen und sinngemäß für Veröffentlichungen und Reproduktionen aller Art.
Nutzung des Universitätsarchivs durch die abgebende Stelle
17. Die abgebenden Stellen (Registraturbildner) sind berechtigt, von ihnen stammendes Archivgut für amtliche Zwecke kurzfristig zu entlehnen bzw. auf ihre Kosten Kopien anfertigen zu lassen. Darüber hinaus ist die Entlehnung von Archivgut in Ausnahmefällen (Amtshilfe, Ausstellungen etc.) mit Genehmigung der Archivleitung zulässig.
Erklärung
Zu meiner Benützung von Archivalien der Universität für Musik und darstellende Kunst Wien gebe ich folgende rechtsverbindliche Erklärung ab:
1. Die Benützungsordnung für das Archiv der Universität habe ich zur Kenntnis genommen. Ich verpflichte mich, die darin angeführten Bestimmungen zu befolgen.
2. Ich verpflichte mich, Kopien und Auswertungen der mir zur Verfügung gestellten Archivalien sicher und vor Zugriffen Unbefugter geschützt aufzubewahren, einen allfälligen Personenbezug zu anonymisieren und nicht mehr benötigte Kopien und Auswertungen zu vernichten.
3. Mir ist bekannt, dass bei der Auswertung der von mir benützten Archivalien Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte berührt werden können. Ich werde diese Rechte beachten und erkenne an, dass ich gegebenenfalls Verletzungen solcher Rechte gegenüber dem oder den Berechtigten selbst zu vertreten habe bzw. allein haftbar gemacht werden kann.
4. Ich verpflichte mich, von jeder Veröffentlichung (Druck oder sonstigen Vervielfältigung), für die Archivalien des Archivs der Universität für Musik und darstellende Kunst Wien benützt worden sind, mindestens ein Belegexemplar (sogleich nach Erscheinen der Veröffentlichung) unaufgefordert und kostenlos an die Universität für Musik und darstellende Kunst Wien abzugeben.