nachhaltige Digitalisierung

aktuelle Mitglieder

Caroline Augustin (Artistic Research Center)

Angelika Dorfer (Orchesterbüro und Instrumentenverwaltung)

Birgit Huebener (Koordinationsstelle für Nachhaltigkeit)

Doris Sares (IT-Informationstechnologie/ Servicezentrum)

Dark Data

Wussten Sie, dass in Ihren mdw Shared Ordnern sowie in der mdw-Mailbox "Dark Data" schlummert, Ressourcen frisst und Ihren CO2-Fußabdruck laufend erhöht? Es gibt Schätzungen, dass "Dark Data" mittlerweile die Hälfte aller in einer Organisation gespeicherten Daten ausmacht. "Dark Data" sind Daten, von deren Existenz Sie nichts mehr wissen oder die nicht mehr benötigt werden.

Aktuell machen die von allen Bediensteten der mdw gespeicherten Daten unter PERSONAL 4 Terabyte aus und unter SHARED 6,5 Terabyte (Stand Jänner 2023). Alle diese Daten werden zur Gewährleistung der Verfügbarkeit an zwei verschiedenen Standorten redundant gehalten, täglich gesichert und benötigen entsprechende Ressourcen.

Aktuell beträgt die Datengröße der gespeicherten Mails aller Bediensteten-Mailboxen der mdw 8,5 Terabyte d.h. durchschnittlich 3,6 GB pro Box. Die größten Mailboxen haben derzeit bis zu 60 GB. (Stand Jänner 2022)

Welche Daten sind wirklich noch relevant?

Wie gehe ich beim Löschen der Daten am besten vor?

• "Keep it simple." Es geht nicht um Perfektion beim Aussortieren sondern in erster Linie darum, jene Daten loszuwerden, von denen Sie sofort wissen, dass Sie sie nie wieder benötigen werden.
• Gehen Sie beim Löschen achtsam vor, insbesondere mit den unter SHARED gespeicherten Daten, die vielleicht noch von Kolleg_innen gebraucht werden. Geschäftsrelevante Daten wie Verträge etc. dürfen nicht gelöscht werden.
• Daten werden idealerweise nur einmal abgelegt. Bitte löschen Sie unnötige Kopien.
• Sortieren Sie den Inhalt Ihrer Ordner nach Größe, und werfen Sie einen Blick auf die größten Dateien.
• Sortieren Sie den Inhalt Ihrer Ordner nach Änderungsdatum, und schauen Sie die ältesten Dateien durch.
• So bestimmen Sie die Größe Ihrer Netzwerkordner:
  In der Windows-Ordneransicht ("Explorer") klicken Sie einen Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen im grauen pop-up-Menü den Punkt "Eigenschaften". Nun wird im Reiter "Allgemein" die Größe des Ordners angezeigt. Es kann etwas dauern, bis die Zählung abgeschlossen ist.
  Unter macOS wählen Sie das Objekt im Finder-Fenster aus und klicken dann im Menü auf "Ablage" >> "Informationen".

Wie kann ich die Größe meiner mdw-Mailbox selbst überprüfen?

In Ihrer Mailbox werden alle E-Mails aufgehoben, die Sie jemals erhalten oder versendet haben. Welche dieser Mails sind noch relevant?

• In GroupWise gibt es im Menü „Werkzeuge“ die Funktion „Mailbox-Größe prüfen“. Sie sehen auf einen Blick, wie groß Ihre Mailbox mittlerweile ist und welche Ihrer E-Mails den meisten Speicherplatz benötigen. Was davon kann gelöscht werden?
• Nehmen Sie sich in der Zeit vom 31. Jänner. bis 28. Februar 2022 Zeit, und löschen Sie nicht mehr benötigte E-Mails im Posteingang, -ausgang und Aktenschrank! Sie können auch über die Funktion „Mailbox-Größe prüfen“ Ihre Mails löschen.
• Unser Tipp: Beginnen Sie mit Ihrem Postausgang und sichten Sie dort die ältesten E-Mails zuerst. Ihr Papierkorb mit den gelöschten Mails wird automatisch wöchentlich geleert.