FAQs - Häufig gestellte Fragen

 

 

 

Grundsätzlich genehmigt die/der Vorgesetzte Ihrer Organisationseinheit den Dienstreiseantrag oder einen Antrag auf Reisekostenzuschuss. Erfolgt die Reise im Zuge eines Projekts oder wird diese von einer anderen mdw-Organisationseinheit (mit)finanziert, so muss der Dienstreiseantrag/Antrag auf Reisekostenzuschuss von der/dem Anordnungsbefugten der zu belastenden Kostenstelle/des zu belastenden Innenauftrags zusätzlich genehmigt werden.

Das Abrechnungsformular ist von jener Person abzuzeichnen, die für die zu belastende Kostenstelle/den zu belastenden Innenauftrag anordnungsbefugt ist.

 

Belege sind grundsätzlich im Original vorzulegen, z.B. Hotelrechnungen, Bahntickets, Taxirechnungen, Busfahrscheine. Sollten Sie die Abrechnung per eMail an die Abteilung für Personalmanagement übermitteln, gelten auch gescannte Belege als Original.

Beträge, die aus einer Rechnung nicht eindeutig hervorgehen bzw. nicht mit dem Rechnungsbetrag übereinstimmen, sind so darzustellen, dass sie für die Sachbearbeiter_innen der Abteilung für Personalmanagements eindeutig nachvollziehbar sind.

Bei Belegen mit Fremdwährungen (z.B. Flugtickets, Hotel, Taxi) bitten wir Sie, einen Kreditkarten- oder Kontoauszug über die Abbuchungen der Belege zu übermitteln, ansonsten erfolgt eine Umrechnung der ausländischen Währung mit dem OANDA-Währungsrechner. 

Wenn die Ausstellung einer Papierrechnung unüblich ist (etwa bei Online-Buchungen) ist ein Ausdruck hinreichend.

 

Die Teilnahme an Exkursionen als MitarbeiterIn der mdw sind wie eine Dienstreise zu behandeln (siehe Vorgangsweise Dienstreise).

Die Abrechnung von Sammelbelegen (z.B. Hotelrechnung für mehrere Personen, Klassenfahrten, Exkursionen) erfolgt über die Finanzbuchhaltung (siehe FIBU Exkursion).

 

Repräsentationsspesen sind über das Zentrum für Finanz- und Rechnungswesen abzuwickeln.

Bei Repräsentationsausgaben handelt es sich um Geschenke (Bücher, Blumen, usw.) sowie um Restaurantrechnungen. Gastgeschenke sind mit 50,- Euro begrenzt (z.B. Blumen). Bei Einladungen in Restaurants/Gasthäuser ist immer eine Genehmigung vom Vizerektor für Wirtschaft und Finanzen vorab einzuholen.

Auf der Rechnung sind die Geschenksempfänger bzw. bei Restaurantrechnungen die Teilnehmer zu vermerken (siehe FIBU Repräsentationsausgaben).

 

Bei Fahrten mit dem Privat-PKW und entsprechender Begründung sind Parktickets im Kilometergeld enthalten. Liegt keine Begründung vor, wird lediglich der Beförderungszuschuss bezahlt. Es gibt somit keine Möglichkeit ein Parkticket zu refundieren.

 

Bei der Dienstreiseabrechnung müssen Sie Anfangs- und Enddatum der Dienstreise angeben ohne Privataufenthalt. Für die Berechnung der Tagesgebühren ist allerdings auch die genaue Uhrzeit, zu der eine Veranstaltung (zB Konferenz) beginnt oder endet, anzugeben, da in diesem Fall nur die Dienstzeit berücksichtigt werden kann.

Flugtickets, Bahn, Bus, etc. werden erstattet, auch wenn diese in die Privatzeit fallen, vorausgesetzt es handelt sich um einen direkten Rückflug/eine direkte Rückfahrt. Flüge oder Reisen über bzw. zu einer anderen Destination werden nicht übernommen, da diese nicht als Rückreise zu werten sind.

Achtung: Bei Flugreisen mit geplantem privatem Aufenthalt muss bereits dem Dienstreiseantrag zusätzlich ein alternativer Kostenvoranschlag beigelegt werden, welcher eine unmittelbare Anreise zur dienstlichen Tätigkeit bzw. eine unmittelbare Abreise nach der dienstlichen Tätigkeit unterstellt. Erhöhen sich die Flugkosten durch den Privataufenthalt, so wird lediglich der geringere Betrag refundiert. Bei Fehlen des Kostenvoranschlages können die Kosten eines während der Freizeit stattfindenden Fluges nicht refundiert werden.

 

Klausuren, die nicht in Wien stattfinden, sind als Dienstreisen zu behandeln (siehe Vorgangsweise Dienstreise).

  • Rechnung

Diese Rechnungen sind wie normale Eingangsrechnungen zu behandeln. D.H. bei der Bestellung ist die Kostenstelle/Innenauftrag anzugeben sowie die richtige Adresse: Universität für Musik und darstellende Kunst Wien, Zentrum für Finanz- und Rechnungswesen (siehe ZFR Rechnungseingang).

  • Tagesgebühren

Grundsätzlich werden keine Tagesgebühren ausbezahlt, da meistens eine volle Verpflegung vor Ort gegeben ist.

  • Mitfahrende Personen

Auch wenn für mitfahrende Personen keine Reisekosten anfallen, ist aus versicherungstechnischen Gründen trotzdem ein Dienstreiseantrag auszufüllen.

 

Nein, aber es besteht Anspruch auf Spesenersatz. Dieser wird über das Zentrum für Finanz- und Rechnungswesen/Buchhaltung abgewickelt. Das Formular ist auf der Homepage vom ZfR zu finden (siehe ZFR Spesenersatz-Formular).

 

Sie können die Abrechnung Ihrer Dienstreisen über das Personal Self Service (PSS), zu finden auf Ihrer MDWonline-Visitenkarte, einsehen. Klicken Sie hierfür auf „meine Auszahlungsnachweise“ und ändern Sie nach Eingabe Ihres persönlichen AZN-PIN-Codes die Art des Nachweises auf „Reisekostennachweis“.

Achtung: die Reiseabrechnungen sind nicht im Reisemonat zu finden, sondern im jeweiligen Abrechnungsmonat.