Audit

Was ist ein Audit?

Gemäß Hochschul-Qualitätssicherungsgesetz müssen österreichische Universitäten ihr Qualitätsmanagementsystem (QMS) regelmäßig zertifizieren lassen. Unter Qualitätsmanagementsystem sind dabei alle Maßnahmen einer Organisation zu verstehen, die in ihrer Gesamtheit dazu beitragen, den Erfolg mittel- bis langfristig zu sichern. Dabei geht es nicht darum, Konzepte anderer Universitäten oder Unternehmen zu kopieren. Vielmehr ist es wichtig, dass das QMS der jeweiligen Organisation entspricht, in sich stimmig ist und alle qualitätsrelevanten Handlungen zueinander in Beziehung stehen.

Qualitätsmanagementsysteme folgen in der Regel dem PDCA-Zyklus, der aus den vier Phasen Plan, Do, Check und Act besteht. Neu implementierte wie bestehende Maßnahmen und Projekte einer Organisation sollten dieses Schema berücksichtigen. Nach der Planung und Durchführung folgt die Phase der Überprüfung, etwa in Form von Evaluationen, Feedbackrunden etc. Die Ergebnisse aus dieser Phase fließen in die Adaptierung der Maßnahme ein.

Die gesetzlich vorgesehene Zertifizierung dieses Systems erfolgt in Form eines externen Evaluationsverfahrens durch eine Agentur, dem Audit.

Das Bundesministerium für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft hat fünf Prüfbereiche festgelegt, die bei der Zertifizierung von Universitäten zu berücksichtigen sind:

• Qualitätsstrategie und deren Integration in die Steuerungsinstrumente der Hochschule
   
• Strukturen und Verfahren der Qualitätssicherung in den Bereichen:
  • Studien und Lehre
  • Forschung / Entwicklung und Erschließung der Künste
  • Organisation, Administration, Personal
• Internationalisierung und gesellschaftliche Zielsetzungen im QM-System
   
• Informationssysteme und Beteiligung von Interessensgruppen
   
• Strukturen und Verfahren der Qualitätssicherung für das Lehramt an Schulen

Im Frühjahr 2016 lud das Rektorat ausgewählte Agenturen ein, ihr Angebot sowie ihre Expertise im Bereich Qualitätsaudit im Rahmen eines Hearings zu präsentieren. Nach eingehenden Beratungen entschied das Rektorat, das Audit gemeinsam mit der baden-württembergischen Agentur Evalag (https://www.evalag.de/) durchzuführen.

Ablauf des Zertifizierungsprozesses

Nach einer intensive Vorbereitungsphase beginnt die mdw im Herbst 2017 mit der Erstellung des Selbstevaluationsberichts, diese wird Mitte des Jahres 2018 abgeschlossen sein. Im Haupttext dieses Dokuments (ca. 30 bis 40 Seiten) hat die mdw Gelegenheit, ihr Qualitätsmanagementsystem darzustellen und dessen Stärken und Entwicklungspotenziale zu reflektieren. Dieser Bericht ist durch die Anlage von relevanten Dokumenten wie Strategiepapieren, Richtlinien oder Prozessbeschreibungen zu ergänzen (max. 150 Seiten). Der Selbstevaluationsbericht wird dann an die Agentur sowie die vier bis fünf ernannten GutachterInnen übermittelt – er dient als Grundlage für die Vor-Ort-Besuche an der mdw.

Der vom Rektorat gewählte Modus der Auditierung sieht zwei Vor-Ort-Besuche der Gutachter_innen vor. Zwischen den beiden Begehungen sollten mindestens sechs Monate liegen. Auf der Basis des Selbstevaluationsberichts führen die Gutachter_innen Gespräche mit verschiedenen – vorab bekanntgegebenen – Personen (u.a. Rektorat, hmdw, Lehrenden, VertreterInnen von OE, etc.), um sich ein Bild über die tatsächliche Umsetzung der beschriebenen Maßnahmen zu bilden. Das Verfahren mit zwei Begehungen gibt der mdw dann die Gelegenheit, mögliche Empfehlungen der GutachterInnen umzusetzen. Nach dem zweiten Vor-Ort-Besuch erstellen die Gutachter_innen schließlich einen Auditbericht, der die Voraussetzung für eine erfolgreiche Zertifizierung bildet.

Die jeweils aktuellen Informationen zum Audit finden Sie auf der Website der Stabstelle Qualitätsmanagement:

• http://mdw.ac.at/qm