Das Hinweisgeberschutzgesetz (HSchG) definiert einen persönlichen Geltungsbereich.

Das HSchG gilt nur für Personen, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit in ihrer Eigenschaft als Arbeitnehmer_in, Bedienstete_r, Leitungs-/Verwaltungs-/Aufsichtsorgan, Bewerber_in für eine offene Stelle, Praktikant_in, Volontär_in, Selbstständige_r, Mitarbeiter_in eines Subunternehmers oder Lieferanten Informationen über Rechtsverletzungen erlangt haben und diese Informationen einer internen oder externen Stelle weitergibt oder veröffentlicht (öffentlich zugänglich macht).

Beachten Sie, dass der Schutz des HSchG nur gilt (§ 6 HSchG), wenn

• der_die Hinweisgeber_in davon ausgehen darf, dass die Meldung wahr ist und
• die meldende Person (Hinweisgeber_in) in den persönlichen Geltungsbereich des HSchG fällt (siehe oben) und
• die Meldung in den sachlichen Geltungsbereich des § 3 HSchG fällt.

Bitte beachten Sie, dass dieses Formular nicht für falsche Anschuldigungen verwendet werden darf. Die Meldung wissentlich falscher Informationen ist verboten und kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen!

Wenn Sie eine namentliche oder eine anonyme Meldung abgeben möchten, klicken Sie auf der Einführungsseite auf den Button „Neuen Hinweis abgeben“.

Der Meldeprozess umfasst 4 Schritte:

1. Zunächst werden Sie gebeten, Ihre Meldung einer Kategorie zuzuordnen (z.B. Korruption, Datenschutz u.a.).
    
2. Weiters müssen Sie entscheiden, ob Sie diese Meldung komplett anonym (d.h. der Hinweis wird ohne persönlich identifizierende Informationen gespeichert) oder vertraulich (d.h. der Hinweis wird mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail Adresse gespeichert) abgeben wollen.
    
3. Auf der Meldeseite formulieren Sie Ihren Hinweis in eigenen Worten. Sie können zur Unterstützung Ihrer Meldung auch Dateien mitsenden. Denken Sie daran, dass Dokumente Informationen über den_die Autor_in enthalten können.
    
4. Zuletzt können Sie entscheiden, ob Sie den Hinweis zeitverzögert (bis zu 3 Stunden nach Ihrer Erfassung) oder ohne Verzögerung einreichen wollen.

Nach Absenden Ihrer Meldung erhalten Sie einen Link und ein Passwort zu einem eigenen Postkasten, in dem nur Sie den Status Ihrer Meldung verfolgen können und mit den bearbeitenden Personen Kontakt halten können.

Solange Sie selbst keine Daten eingeben, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen, schützt das Ihre Anonymität technisch.

Wir sind ausschließlich an dem von Ihnen gemeldeten Verstoß interessiert und legen großen Wert auf Ihren Schutz als Hinweisgeber_in. Missstände sollen aufgedeckt und finanzielle Schäden abgewendet werden.

Muss ich Beweise für den Vorfall, den ich melden möchte, haben?
Nein, es reicht, dass Sie aufgrund Ihrer Wahrnehmung annehmen können, dass eine Rechtsverletzung im Sinne und im Geltungsbereich des HSchG vorliegt. Versuchen Sie keinesfalls selbst Beweise (z.B. Dokumente) zu beschaffen. Dies kann Rechte verletzen und die Aufklärung beeinträchtigen.

Für die Meldekategorie Datenschutz gibt es an der mdw auch einen gesonderten Meldekanal. Einmeldungen in dem gesonderten Meldekanal unterliegen nicht dem Schutz des Hinweisgeber_innenschutzgesetzes.

Für Mitarbeiter_innen der mdw: Bitte beachten Sie, dass Sie gem. Punkt 8 der IT-Datenschutzrichtlinie verpflichtet sind, Vorfälle und Mängel, die die Sicherheit personenbezogener Daten betreffen, unverzüglich dem_der Vorgesetzten und dem_der Datenschutzbeauftragten zu melden (datenpanne@mdw.ac.at).

Das Whistleblowing-System ist sowohl für Desktop-Betriebssysteme (Windows etc.) als auch Mobilgeräte (Android, iOS etc.) optimiert und über den Web-Browser zugänglich.

Ja, Ihre Meldung wird streng vertraulich behandelt. Sie können die Hinweise auch anonym abgeben.

Ihre Meldung wird durch Verschlüsselungs- und andere spezielle Sicherheitsroutinen anonym gehalten. Informationen zu Ihrer Meldung werden nur an jene Personen übermittelt, die für die Aufklärung des Vorfalls informiert werden müssen und nur in einem Ausmaß, das für die Aufklärung des Sachverhalts unbedingt notwendig ist (Need-to-know-Prinzip). Auch diese Personen unterliegen damit strengen Verschwiegenheitsvorschriften.

Alle Meldungen werden von dem/der für Whistleblowing zuständigen Mitarbeiter_in der mdw bearbeitet.

Nach Eingabe Ihrer Meldung erhalten Sie einen Zugangslink und einen Code zu Ihrem eigenen gesicherten Postfach. Bitte bewahren Sie diese Information auf.

Über dieses Postfach erhalten Sie die gesetzlich vorgesehenen Informationen (s. unten) und kann der/die bearbeitende Mitarbeiter_in in Kontakt mit Ihnen bleiben bei allfälligen Rückfragen. Bitte checken Sie daher regelmäßig, ob Meldungen in Ihrem Postfach eingegangen sind.

Mit Einlangen einer Meldung werden folgende Schritte vorgenommen:

• Schritt 1 - Eingangsbestätigung: Innerhalb von sieben Tagen erhalten Sie eine Eingangsbestätigung zu Ihrer Meldung über die Nachrichtenfunktion im System.
   
• Schritt 2 - Ersteinschätzung/Plausibilitätsprüfung: Die Meldungsbearbeiter_innen beurteilen, ob Ihre Meldung plausibel ist und genügend Informationen für die weitere Bearbeitung enthält. Wenn weitere Informationen benötigt werden, nimmt das Meldungsbearbeitungs-Team via Chat-Funktion mit Ihnen Kontakt auf. Loggen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Code in Ihrem Link ein, um das Bearbeitungsteam zu unterstützen. Wenn es genügend Anhaltspunkte gibt, die für die Weiterverfolgung eines Vorfalls sprechen und diese als plausibel erscheinen, werden weitere Maßnahmen ergriffen. Sollte dies nicht der Fall sein, so werden Sie über diese Entscheidung informiert.
   
• Schritt 3 - Folgemaßnahmen: Folgemaßnahmen zur Aufarbeitung des Vorfalls können z.B. eine interne Untersuchung, ggf. mit Unterstützung durch externe Dienstleister_innen, sein. Innerhalb von drei Monaten nach Erhalt der Eingangsbestätigung werden Sie über diese Folgemaßnahmen bzw. über einen Zwischenstand informiert.

Grundsätzlich ist über die Verwendung des Hinweisgebertools bereits sichergestellt, dass Ihre Meldung anonym erfolgt, solange Sie nicht Ihren Namen darin angeben. Zusätzlich können Sie noch folgende technische Vorkehrungen treffen:

• Vermeiden Sie es, sich im Unternehmens-Netzwerk (Intranet/VPN) zu befinden​.
• Nutzen Sie kein Gerät (Smartphone, Computer etc.), das Ihnen von der mdw zur Verfügung gestellt wurde​.
• Löschen Sie Metadaten aus übermittelten Dokumenten (z.B.: Autor_innen des Dokumentes).​
• Geben Sie keine Kontaktdaten oder Informationen an, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen​.

Dies erfolgt durch die Meldungsbearbeiter_in. Diese Person leitet die Meldung an den/die Rektor_in (bzw. wenn der/die Rektor_in von einer Meldung betroffen ist, der/die Vorsitzende des Universitätsrates) weiter. Diese Personen unterliegen den gesetzlichen Bearbeitungsgrundsätzen, das sind u.a. Objektivität und Unparteilichkeit, Unabhängigkeit, Vertraulichkeit.

Gegebenenfalls werden weitere unternehmensinterne Personen involviert. Falls erforderlich können auch externe Spezialist_innen wie beispielsweise Wirtschaftsprüfer_innen, forensische Expert_innen sowie Anwält_innen zur Aufklärung und für Folgemaßnahmen hinzugezogen werden. Diese unterliegen strengen Verschwiegenheitsverpflichtungen.

Als erste Meldestelle steht Ihnen natürlich das Hinweisgebertool der mdw zur Verfügung. Wir danken Ihnen für die Nutzung dieses Tools, da Sie uns dabei unterstützen, Missstände aufzudecken, Schaden abzuwenden und in weiterer Folge Maßnahmen zur Vermeidung von Verstößen bzw. zur Verbesserung von Prozessen zu entwickeln.

Es stehen jedoch auch externe Stellen, insbesondere das Bundesamt zur Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (BAK) sowie weitere in § 15 Hinweisgeberschutzgesetz (HSchG) aufgezählte Stellen, zur Verfügung. An diese können Sie Hinweise vor allem dann abgeben, wenn die Behandlung des Hinweises im internen Hinweisgebersystem entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen nicht möglich, nicht zweckentsprechend oder nicht zumutbar ist oder sich als erfolglos oder aussichtslos erwiesen hat.