Wo sich die Welt trifft?

ERASMUS+ International Staff Week an der Universität Duisburg-Essen

Im Rahmen des ERASMUS+ Programms gibt es auch regelmäßig die Möglichkeit, für administrative MitarbeiterInnen mehrtägige Auslandsaufenthalte zu absolvieren. Eine sogenannte International Staff Week, die konkret für SekretärInnen konzipiert war, fand das erste Mal vom 27. bis 30. November 2017 an der Universität Duisburg-Essen (UDE) statt und es wurde uns ermöglicht, daran teilzunehmen.

Teilnehmerinnen
Teilnehmerinnen der International Staff Week

Die Frage, was man denn als Sekretärin im Rahmen eines solchen Programms so macht, wurde von vielen Leuten an uns im Vorfeld herangetragen und vielleicht waren wir es, die sich dies am meisten gefragt haben. Das Programm war im Endeffekt aber ähnlich bunt wie auch die Gruppe der Teilnehmerinnen, welche aus Frankreich, Litauen, Luxemburg, Großbritannien, Kreta, Zypern, Island, Norwegen, Finnland, Ungarn, Lettland, Portugal, Slowenien, Estland und der Türkei kamen und in den verschiedenen Bereichen ihrer Universitäten als Sekretärinnen arbeiten.

Begrüßung & Campus Tour

Universität Duisburg-Essen (UDE)

Nach einer allgemeinen Begrüßung durch Petra Günther, Head of the International Office und einer Introduction to the Staff Week durch die Organistorinnen bekamen wir Einblick in die Arbeit des UDE Secretary Networks, welches an der UDE gegründet wurde, um die besondere Herausforderung zu meistern, mehrere Standorte über zwei Städte verteilt zu organisieren. Die Initiative der Kolleginnen ist wirklich vorbildlich und sie waren es nicht zuletzt, die diese Staff Week an der UDE ermöglicht haben.

Nach einer Campus Tour durch das Universitätsgelände Essen, inklusive Besuch bei den “Riesengraumullen” der Forschungsabteilung der biologischen Fakultät, folgte der sehr amüsante Vortrag von Neil Deane (Anglophone Studien an der UDE), der aus seinem Buch “Modern Germany – an outsider’s view from the inside” las, in dem er seine Erfahrungen und Sichtweisen auf deutsche Gepflogenheiten schildert. Am Abend fand eine Welcome Reception statt, in deren Rahmen auch ein erster Austausch mit den Organisatorinnen sowie den anderen Teilnehmerinnen stattfand.

Riesengraumulle
Die “Riesengraumulle“

Am nächsten Tag folgte eine Campus Tour in Duisburg, wo wir, unter anderem, die Universitätsbibliothek und die dortigen Sportstätten besichtigten. Danach stellten sich die einzelnen UDE Services vor. Die UDE verfügt über eine sehr engmaschige Betreuung ihrer Studierenden und des Universitätspersonals. Besonderes Augenmerk wird auf die Unterstützung in allen relevanten Lebensfragen von internationalem Personal und Studierenden und auch, durch das UDE Family Service Office, auf die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gelegt.

Workshops

An den unterschiedlichen Tagen fanden Workshops statt zu Themen wie “Core Activities and Tool Boxes”, die wir an unseren Arbeitsplätzen verfolgen und als “Werkzeuge” auch zur Verfügung gestellt bekommen oder wie an unseren Universitäten die einzelnen Abteilungen arbeiten bzw. welche Aufgaben sie haben. Hier stellten wir fest, dass Arbeitsbereiche mit ähnlichen oder gar gleichen Bezeichnungen oft sehr unterschiedliche Bereiche abdecken. Ein anderes Thema war, wie sich die “Work Life Balance” an den unterschiedlichen Universitäten gestaltet – also ob die Mitarbeitenden dabei unterstützt werden und wenn ja, durch welche Maßnahmen.

Workshop

Ein weiterer Programmpunkt war die Möglichkeit im Rahmen eines job shadowing die konkrete Arbeit unserer mit unserer Tätigkeit korrespondierenden Kollegin kennen zu lernen. Das hat natürlich einen besonderen Reiz, auch wenn der Betrieb an einer Universität der Größe der UDE mit 43.000 Studierenden nicht direkt mit dem Alltagsgeschäft der mdw zu vergleichen ist.

Freizeitaktivitäten

Zollverein
Die Kokerei des UNESCO-Weltkulturerbes Zollverein

Neben den Vorträgen und Workshops besuchten wir den wirklich schönen und sehr traditionell gehaltenen Weihnachtsmarkt, wo wir uns an deutschen Spezialitäten gütlich taten. Als besonderes Highlight machten wir eine Führung durch die Kokerei des UNESCO-Weltkulturerbes Zollverein. Bei Nacht war es eine interessante Erfahrung, ein solches Industriegelände zu erkunden, wie man es sonst nie erleben würde, auch wenn es für die Dauer einer zweistündigen Führung Ende November schon ziemlich kalt war.

Das Ruhrgebiet, entgegen allen vorherrschenden Meinungen, zeigt sich als sehr reich an Kunst, Kultur und diesem Fokus entsprechenden Veranstaltungen. Es wird durchzogen von einem dichten Radwegenetz und sehr vielen Grünflächen. Essen war 2017 Grüne Hauptstadt Europas, da die Stadt hohe Umweltstandards erreicht hat und fortlaufend weitere Verbesserungen des Umweltschutzes und der nachhaltigen Entwicklung verfolgt.

Der letzte Tag unseres Aufenthalts schloss mit einem “Wrap up Meeting”. Während unseres gemeinsamen Frühstücks gab es eine Feedback Session und die obligatorische Überreichung der Zertifikate. Zuletzt spielten wir “Secret Santa”, zu dem alle Teilnehmerinnen ein kleines Geschenk für jeweils eine Kollegin mitgebracht hatten. Danach folgte eine sehr warmherzige Verabschiedung.

Campus UDE
Campus UDE

Die UDE – so fragwürdig man den Charme des 70er Jahre Campus und des Ruhrpotts im Allgemeinen finden mag – ist eine der jüngsten Universitäten Deutschlands und erscheint äußerst vorbildlich, was z. B. die Angebote für ArbeitnehmerInnen wie auch Studierende in allen Lebensbereichen oder aber auch die Unterstützung von internationalen Studierenden und besonders ForscherInnen angeht. Hier können sich einige Universitäten, die allein schon auf Grund ihrer Tradition einen bestimmten internationalen Ruf besitzen, noch durchaus eine Scheibe abschneiden.

Besonders während des Rahmenprogramms gab es viele Möglichkeiten, sich mit den internationalen Kolleginnen von ganz unterschiedlichen Universitäten, was z. B. die Ausrichtung oder auch Größe angeht, auszutauschen, wodurch man sehr viel gelernt hat und neue Ideen sammeln konnte. So stellt der Austausch auf professioneller wie auch persönlicher Ebene mit so vielen unterschiedlichen Personen wohl den größten Mehrwert dar. Aus unserer Sicht ist der Besuch einer International Staff Week und auch anderer derartiger Fortbildungen für das Verwaltungspersonal ein sehr lohnenswertes und bereicherndes Ziel, sowohl menschlich als auch im Arbeitsalltag.

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