Projektmanagement für selbstständige Musiker_innen 

Text: Franziska Strohmayr MA
 

Wie realisiere ich als Musiker_in ein Projekt?

Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, braucht es im ersten Schritt eine gute Idee und im zweiten Schritt eine übersichtliche Organisation, die sich in mehrere Projekt-Phasen einteilen lässt.
 

DIE IDEE

Beantworten der W-Fragen:
Was, Wann, Wo, Wer / mit wem, Wie, Warum

Stoffsammlung
Mindmap mit allem, was einem zum Thema einfällt, erstellen (persönliche Ziele des Projektes, Termin der Ausführung, mögliche Mitwirkende, Werbung, Schlagwörter etc.).

Konzept schreiben
Im Konzept sollten folgende Punkte enthalten sein:

  • Angaben zum Werk
  • Angaben zu den Künstler_innen
  • Beschreibung von innovativen und neuen Ansätzen
  • Benennung der Zielgruppe
  • Strategie der Bewerbung
  • Vorläufige Kalkulation
  • Biografien des_r Projektleiters_in und der Mitwirkenden
     

Zeitplan erstellen

  • Aufgaben auflisten
  • Die Aufgaben den Projektorganisationsphasen zuordnen
  • Die Listenpunkte markieren, die erledigt werden müssen, bevor man weitermachen kann
     

Die Projektorganisationsphasen

• Initialisierungsphase
Die Initialisierungsphase beginnt mit der Benennung des Wunschprojekts. Im Anschluss werden die W-Fragen beantwortet und die Stoffsammlung erstellt. Hier sollte man bereits die Förderrichtlinien der gewünschten Fördergeber_innen beachten (z.B. was ist der Stadt, einem Unternehmen oder einer Stiftung wichtig, damit sie sich für die Förderung des Projekts entscheiden?).

• Konzeptionsphase
In der Konzeptionsphase wird das Konzept ausformuliert und es werden gegebenenfalls mehrere Lösungsvarianten entwickelt. Die Fragestellungen und Zielsetzungen des Projekts sind nun ganz klar formuliert und konkret umsetzbar. Projektvereinbarungen werden formuliert und mit dem Team besprochen.

• Realisierungsphase
In der Realisierungsphase werden die vorbereiteten Arbeitsschritte umgesetzt. Die Location wird gebucht, Verträge mit den Mitwirkenden werden abgeschlossen, Förderanträge eingereicht und Gespräche mit Partner_innen geführt, Arrangements geschrieben, Proben durchgeführt, Plakate designt und verteilt, die Tickets gehen in den Vorverkauf, die Einladungen an die Ehrengäste und die Presse gehen raus, der Pressetext wird verfasst etc.

• Einführungsphase
In der Einführungsphase findet die Aufführung, die CD-Produktion, die Tournee etc. statt. Ebenso wird in dieser Phase das Projekt abgeschlossen (Abrechnung, Bezahlung der Mitwirkenden, Nachbericht an die Förderstellen, Feedbackgespräch mit den Mitwirkenden). Für kommende Projekte ist es von großem Wert, wenn man einen Projektabschlussbericht schreibt.


DIE DURCHFÜHRUNG

  • Checklisten anfertigen und fürs Abarbeiten Datum dazu schreiben, bis wann man die einzelnen Punkte erledigt haben muss und wer die Aufgabe übernimmt (bei Arbeit im Team)

  • Verträge mit den Mitwirkenden abschließen
  • Location mieten
  • Proben planen und durchführen
  • Kalkulation
  • Partner_innen gewinnen (Firmen, öffentliche Stellen, Stiftungen, Privatpersonen, Mäzene etc.)
  • Plakate und Flyer erstellen lassen (Grafiker lohnt sich)
  • Werbung
  • Datenbanken mit Kontakten anlegen und pflegen (sehr wichtig!)
  • Veranstaltung bei der Stadt und der Polizei anmelden (in Wien: MA 36)
  • Programm bei der AKM anmelden
  • Pressetext verfassen und Pressefoto machen lassen
  • Ticketverkauf organisieren
  • Veranstaltung in die Online-Veranstaltungskalender der Region eintragen
  • Gästeliste für Ehrengäste erstellen
  • Persönliche Einladungsschreiben verfassen
  • Pressetext an Medien schicken, fragen, ob sie vorab einen Bericht oder eine Besprechung machen würden, am Tag drauf anrufen, ob es möglich wäre
  • Programme schreiben
  • Catering organisieren
  • Plan für den Ablauf der Veranstaltung erstellen


NACH DEM PROJEKT

  • Erstmal feiern!

  • Am Tag nach der Aufführung Nachbericht schreiben und an die Pressestellen aussenden
  • Abrechnung vervollständigen
  • Gagen auszahlen
  • Projekt evaluieren (zuerst der_die Projektleiter_in für sich, dann mit den Mitwirkenden)
  • Noch einmal alle Datenbanken durchgehen und Ergänzungen einfügen (z.B., wenn eine Pressestelle einen besonders ausführlichen Bericht geschrieben hat oder wenn jemand viele Karten reserviert, aber nicht abgeholt hat)
  • Fotos und Statements sammeln und eine Mappe erstellen, die die Emotionen des Projekts widerspiegeln
  • Dankesbrief an alle Partner_innen und Unterstützer_innen (z.B. eine Karte mit einem ausgedruckten Foto der Veranstaltung und einem handgeschriebenen Dank)
  • Für den_die Projektleiter_in: Botschaft an sich selbst schreiben, welche Situationen sehr anstrengend waren, was man auf jeden Fall ändern möchte, mit wem man sehr gerne zusammengearbeitet hat und mit wem man nie wieder zusammenarbeiten möchte (das sollte relativ schnell nach der Veranstaltung gemacht werden, da sich die Erinnerung verzerrt)


LITERATUREMPFEHLUNGEN

  • Bamert, Felix (Hrsg.): Musikmanagement. Der Leitfaden für die Praxis, Bern: Haupt 2015.
  • Klein, Armin: Projektmanagement für Kulturmanager, Wiesbaden 2010.
  • Myles Beeching, Angela: Beyond Talent. Creating a Successful Career in Music, Oxford: University Press, 2010.

Selbstmanagement

  • Tracy, Brian: Eat That Frog! 21 Wege, wie Sie in weniger Zeit mehr erreichen, Offenbach: Gabal Verlag GmbH, 2019.
  • Tracy, Brian: Das Gewinner-Prinzip: Wege zur persönlichen Spitzenleistung, Wiesbaden: Gabler Verlag, 1998
  • Allen, David: Wie ich Dinge geregelt kriege. Selbstmanagement für den Alltag, München: Piper Verlag, 2019.

Wenn man die eigenen Telefon-Skills verbessern möchte

  • Arndt, Roland: Jedes Telefonat ein Erfolg. Die wichtigsten Fragen und Antworten zu ergebnis- und erlebnisorientiertem Telefonieren, Paderborn: Junfermann Verlag, 2011.